เคล็ดลับน่ารู้ ฝังฟอนต์เข้าไปในเอกสารเวิร์ด

มีคุณผู้อ่านหลายคนถามเข้ามาว่า เราสามารถฝังฟอนต์ ‘True Type’ (ฟอนต์ของภาษาต่างๆ และ Winding) เข้าไปในเอกสาร Word ได้หรือไม่ ? เพื่อที่ว่า เวลาที่มันถูกนำไปเปิดดูในคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ตาม เราก็ยังจะได้เห็นการใช้ชุดตัวอักษรที่ถูกต้อง แม้คอมพ์เครื่องนั้นจะไม่ได้ติดตั้งฟอนต์ที่มีอยู่ในเอกสารนั้นก็ตาม
คำตอบก็คือ ฟอนต์ชนิด True Type จะมีคุณสามารถของการฝัง (embed) เข้าไปในเอกสารเวิร์ดได้ครับ นอกจากนี้ นักออกแบบฟอนต์ก็มักจะจัดทำให้ฟอนต์สามารถฝังเข้าไปในหน้าเอกสารอีกด้วย อย่างไรก็ตาม ข้อเท็จจริงที่คุณควรทราบก็คือ ใช่ว่าทุกฟอนต์จะฝังเข้าไปในเอกสารเวิร์ดได้ อีกทั้งการฝังฟอนต์จะทำให้ขนาดไฟล์เอกสารใหญ่ขึ้นอีกด้วย ซึ่งประเด็นหลังดูจะกลายเป็นเรื่องใหญ่พอสมควร หากคุณต้องการแนบไฟล์เอกสารดังกล่าวไปกับอีเมล์

ก่อนอื่น ไม่ว่าฟอนต์ที่คุณมีอยู่จะได้รับการออกแบบให้ฝังเข้าไปในหน้าเอกสารได้ หรือไม่ก็ตาม ผมแนะนำให้คุณดาวน์โหลด Microsoft Shell Extension (ส่วนเพิ่มขยายการทำงานของเซลล์ เช่น คำสั่งใหม่ที่เพิ่มเติมเข้าไปในคอนเท็กซ์เมนู เป็นต้น) ชื่อว่า Font Properties เนื่องจากมันจะให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟอนต์ ซึ่งรวมถึงว่า มันมีคุณสมบัติของการฝังฟอนต์ (embedding feature) หรือไม่อีกด้วย เพียงแค่คลิ้กขวาบนไอคอนของฟอนต์ใน Windows Explorer (C:windowsfonts) เลือกคำสั่ง Properties แล้วคลิ้กแท็บ Embedding
คราวนี้กลับมาที่ขั้นตอนของการฝังฟอนต์ในเอกสาร Word หลังจากที่คุณพิมพ์หน้าเอกสารที่เลือกใช้ฟอนต์ต่างๆ ที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิ้กเมนู Tools เลือกคำสั่ง Options คลิ้กแท็บ Save เลือกเช็กบ็อกซ์หน้าข้อความ “Embed TrueType Fonts” คุณสามารถจัดเก็บไฟล์เอกสารให้มีขนาดเล็กลงได้อีกเล็กน้อย ด้วยการคลิ้กเลือก “Embed characters in use only” (ฝังฟอนต์เฉพาะตัวอักษรที่ใช้เท่านั้น) แล้วคลิ้กปุ่ม OK เพื่อปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ Options จากนั้นจัดเก็บไฟล์เอกสารตามปกติ เพียงแค่นี้ ฟอนต์ TrueType ที่คุณต้องการก็จะถูกฝังเข้าไปในเอกสารเวิร์ดเรียบร้อยแล้ว ซึ่งเมื่อเวลาไปเปิดบนคอมพิวเตอร์เครื่องใด มันก็จะมีหน้าตาเหมือนกันทุกเครื่อง แม้คอมพ์เครื่องนั้นจะไม่ได้ติดตั้งฟอนต์ที่คุณใช้ก็ตาม